Claude Academy
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治理自訂項目

第 8 課10 分鐘
本課內容完成後，您將能夠
  • 描述您所治理的自訂項目（技能與外掛程式、專案，以及組織指示）
  • 說明為什麼自訂項目需要治理，以及落實治理姿態的各項設定如何協同運作
  • 選擇您的治理姿態，包括是否由單一姿態涵蓋整個組織，並辨識出該姿態不適用的訊號

這是五項決策中的第三項：治理。您已經決定了 Claude 可以存取的範圍。現在您將了解會改變 Claude 運作方式的自訂項目，以及這些變更如何在您的組織中擴散。技能、共用設定，以及您組織賦予 Claude 的常駐指引，都屬於這個範疇，因為它們在不同層面回答同一個問題：一位成員所設定的內容，能在多大程度上觸及其他人？

使用者自訂項目與組織指示

本課程聚焦於三種類型的自訂項目。以下各節將逐一說明，接著探討治理姿態（governance posture）——也就是您組織對於誰可以建立、共用及擴大這些項目的規則——它決定了這些項目能擴散多遠。

  1. 技能與外掛程式

    技能（skill）是一個包含指示、腳本與資源的資料夾，當任務需要時，Claude 會載入它。實務上，它將一項工作流程封裝起來，讓 Claude 每次都以相同方式執行：例如您的法務團隊依照自己的作業手冊執行的初步合約審查、以您的語氣撰寫的摘要格式化工具，或依照您範本進行的事件事後檢討。有了技能，Claude 已經了解您的慣例，因此不需要在每次對話中重新說明。

    外掛程式（plugin）將技能與其他元件（連接器、子代理）捆綁在一起，讓整套工具組一次安裝完成；同一套治理姿態同時涵蓋技能與外掛程式，因此本課程其餘部分會以「自訂項目」統稱這個家族。外掛程式無法賦予成員其群組未包含的連接器或能力；它只能運用既有的資源。

  2. 專案

    專案（project）是一個擁有自己的情境與檔案的工作空間，這些內容會為所有在其中工作的人持續保留。專案共用設定決定了一位成員建立的專案是否能與組織中的其他人共用，以及共用範圍有多廣。關閉「公開專案」會讓所有公開專案變為私人，因此未被加入該專案的人將失去存取權。沒有人能再將新專案設為公開，但與指定人員或群組共用仍可繼續進行。與群組共用專案目前為測試版功能，因此您看到的細緻程度可能與其他組織不同；這項設定本身就是治理姿態的選擇。

  3. 組織指示

    組織指示（organization instructions）是一段指引內容，會包含在支援此功能的介面上，成員與 Claude 的對話之中：這是您組織的常駐情境。您可以用它來提供 Claude 常設事實與常設指示：例如您的組織是誰、組織架構為何、面向客戶文字的語氣，或是每次對話都要遵守的規則，例如 Claude 引用內部資料時一律要註明來源文件。Pluto 的版本會在本課程稍後出現。

為什麼自訂項目需要治理

共用自訂項目的能力，為成員使用 Claude 的體驗帶來了實質價值。一位成員建立的技能，可以將團隊已經在執行的工作流程加以規範化，使其以更一致的形式擴散，通常也更快速、品質更高。成員也能建立在 Claude 出現之前並不存在的工作流程，並將其擴大應用到整個組織。

反面則是氾濫失控：若不加以治理，您的組織可能最終出現數十個幾乎重複的技能、未經測試卻擴散到誤以為已審查過的團隊的工作流程，或是因為在整個組織範圍內共用專案而使敏感資料變得可被存取。治理就是讓擴散保持在有意為之的範圍內，而決定您允許誰建立並擴大自訂項目，正是治理的核心。

治理可歸結為三個問題：

  1. 自訂項目在執行時被允許做什麼？
  2. 誰可以建立它們，誰可以使用它們？
  3. 它們如何從建立者擴散到其他所有人？

自訂項目執行時能做什麼

技能在執行時被允許做什麼，取決於能力（capabilities）：有些技能會執行程式碼，有些會搜尋網路，有些會讀取檔案。技能只有在其所需的能力開啟時才能執行，因此當您啟用某項能力時，請同時檢查兩個開關：該能力本身，以及您團隊將依賴、需要該能力的技能。技能需要程式碼執行功能：您必須在組織設定中開啟「雲端程式碼執行與檔案建立」設定（部分主控台仍顯示為「程式碼執行與檔案建立」），以及「技能」設定，成員才能使用任何技能。若某項技能所依賴的能力在整個組織範圍內保持關閉，那麼您財務團隊想要的技能（例如研究摘要工具）將完全無法使用。

誰可以建立並使用它們

成員是否能建立並使用技能，是一項組織層級的設定。這是少數幾項凌駕於群組之上、而非附屬於特定群組的設定之一，不過自訂角色的「建立技能」能力決定誰可以建立，其共用能力則決定誰可以共用。不過，發佈範圍可以附屬於群組：捆綁在外掛程式中的技能可以指派給特定群組，讓只有該群組能看到它。

它們如何擴散到其他所有人

技能如何擴散，由四項各自獨立的發佈控制項所治理，這些控制項共同構成您的治理姿態：

  1. 擁有者佈建（Owner provisioning）：擁有者上傳一項技能後，它會出現在每位成員的技能清單中，預設為啟用（成員可以自行將其關閉）。只有擁有者，以及角色中「資源庫」設定為「可管理」的任何人，才能新增或移除這些技能。
  2. 技能共用（預設為開啟，除非您的組織已設定技能偏好設定）：成員可以將自己建立的技能或外掛程式，直接與特定同事共用，對方可以使用但無法編輯。
  3. 與群組共用（預設為關閉）：成員可以將技能或外掛程式與整個已開啟「與此群組共用資源」的群組共用。
  4. 發佈（「關閉」、「需要審查」或「開放」）：成員可以將技能或外掛程式提交到組織資源庫，讓它能觸及整個組織（審查時，核准者會選擇要讓所有人還是特定群組取得它）。設為「關閉」時，成員無法提交，但擁有者仍可直接為整個組織新增技能。設為「需要審查」時，每次提交以及之後的每個版本，都需要等待擁有者，或角色中「資源庫」設定為「可管理」的任何人核准；任何人都不能核准自己提交的項目。設為「開放」時，提交內容可在未經審查的情況下直接發佈。若您的組織中沒有人選擇過發佈設定的值，則會套用預設值，而預設值並非每個組織都相同，因此請確認您目前的設定為何。

Pluto 的治理

Pluto 採用一種分裂式的治理姿態：大多數群組的成員可以自由建立並在群組內共用，任何要擴散到群組之外的內容，都必須經過該群組中指定的審查者；Payments & Trust（支付與信任）部門則採取更嚴格的做法，在該部門建立的任何內容，在核准之前完全不會被共用（先核准制），這項規則由 Pluto 透過其審查者與政策來落實；若您希望由產品來承擔這類規則的一部分，自訂角色也可以為某個群組的成員關閉技能共用與專案共用。Pluto 的組織指示載明了 Pluto 本身、其五個事業單位，以及面向客戶文字的公司風格。內容如下：「您正在協助 Pluto，一家擁有五個事業單位的金融科技公司：Retail（零售）、B2B、Payments & Trust（支付與信任）、Platform（平台）及 Ops（營運）。面向客戶的文字應簡潔明瞭，並符合 Pluto 的公司風格。」

下方的互動小工具會追蹤一項技能經歷建立—審查—發佈的整個循環：在不同治理姿態之間切換——大多數群組採用 Pluto 的開放建立搭配審查後擴散，Payments & Trust 則採用先核准制——並觀察審查關卡位於何處。

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1 · 您的決策

您的自訂項目治理姿態：成員建立並共用技能、外掛程式與專案的自由度有多高？是否由單一治理姿態涵蓋整個組織？

2 · 您可以做的選擇

在這裡並沒有一個大多數公司共通的單一治理姿態；治理姿態取決於您的公司目前如何處理自家員工所建立的工具。以下三種治理姿態涵蓋了大多數情況：

選擇適用時機意義與影響
開放建立，審查後擴散您希望成員能自由實驗與建立，並且擁有一個卓越中心（CoE）或推廣小組，能夠審核哪些內容可以擴散到建立者之外。任何人都可以為自己建立自訂項目，但要將其推廣到整個組織，必須先經過審查。成員可以持續自由實驗，而在發佈設定為「需要審查」的情況下，成員提交的任何內容，在審查者核准之前都不會進入組織資源庫。
設定：技能共用開啟，發佈設定為「需要審查」。
集中式已有一個配置人力的中央團隊，負責您員工所建立工具的製作與擴大方式，而您希望 Claude 的自訂項目也透過該團隊運作。由配置人力的團隊負責建立並審核一切；成員只能從已發佈給組織的內容中安裝。所有使用中的項目都符合您的標準；代價是擴散速度較慢。
設定：技能共用關閉，發佈設定為「關閉」；僅限擁有者佈建。
完全開放一個規模較小或高度信任的組織，成員本來就會互相檢查彼此的工作成果，正式審查只會拖慢速度。任何人都可以建立、共用及安裝；審核是社交性質而非程序性質。沒有任何關卡限制擴散。
設定：所有共用皆開啟，發佈設定為「開放」。

3 · 若您之後變更此設定

大多數治理姿態設定都可以自由地反向調整：變更一項設定後，它會從該時間點起生效，不需要額外的復原作業。不過，兩個方向並不對等。放寬限制是沒有代價的——允許更多建立與共用，成員就能獲得更多空間。收緊限制則是需要謹慎對待的方向，而且有兩項設定的行為方式恰恰相反。關閉「公開專案」會影響既有的內容：公開專案會變為私人，即使您之後再次開啟該設定，它們仍會維持私人狀態。更嚴格的發佈設定不會移除任何已經發佈的內容，這些內容會留在組織資源庫中，直到擁有者將其移除為止，因此請依照新規則檢視使用頻繁的技能，並移除任何不符合新規則的項目。

設定資源

當您做出決定後，建立與共用設定、程式碼執行、專案共用，以及組織指示，都位於組織設定中。

課程活動

帶給您的治理負責人與資安主管的內容：您選擇的治理姿態、自訂項目在擴散到整個組織之前的審查者是誰、適用於哪些群組，以及程式碼執行是否保持開啟、適用對象為何。如果這項治理姿態不是由您單獨決定，這就是給他們的簡報內容。

在記錄治理姿態之前，請先用以下三個您已經能夠回答的問題來檢驗它：

  1. 三種治理姿態中，哪一種符合您公司目前處理自家員工所建立工具的方式？是否有任何受監管的群組需要比其他群組更嚴格的治理姿態？
  2. 如果您的治理姿態設有審查關卡，審查者是誰？適用於哪些群組？
  3. 您的組織指示應該寫些什麼：每次對話都應該帶有的兩三行文字，說明您是誰，以及 Claude 應遵循的標準？

→ 請將此記錄在隨堂練習手冊的「第 8 課」章節中。

下載項目

  • Work-along companion (Word)

    The editable Word version of the rollout plan you fill in lesson by lesson.

    下載

  • Work-along companion (PDF)

    The same rollout plan as a fillable PDF.

    下載

接下來

成員現在可以在您設定的範圍內建立並共用內容。下一個模組「支出」，將探討這些活動所產生的成本：支出上限在您組織中的設定位置，以及當成員達到上限時，由誰負責處理。