Trouver des bailleurs de fonds et rendre compte de vos subventions avec Claude for Nonprofits

Les derniers mois de l'année sont une période chargée pour la collecte de fonds. Des échéances de demandes de subvention approchent peut-être, et votre appel aux dons de fin d'année suit de près. Dans de nombreuses organisations à but non lucratif, la personne qui dirige les programmes est aussi celle qui collecte les fonds et rédige chaque lettre, proposition et rapport. Claude peut se charger d'un premier jet de ce travail :

• Trouver des bailleurs de fonds qui soutiennent votre cause
• Vérifier leurs critères d'éligibilité
• Reprendre dans un nouveau brouillon des chiffres issus de propositions passées
• Choisir une histoire pour votre appel aux dons
• Comparer vos résultats et vos dépenses avec votre lettre d'attribution

Vous décrivez la tâche et partagez les documents de votre organisation. Claude prépare un brouillon, cite ses sources et vous indique ce qui manque. Vous relisez ensuite le brouillon avant de l'utiliser.

Le tutoriel ci-dessous présente d'abord ce qu'il faut configurer, puis détaille deux des Skills de collecte de fonds : trouver les bailleurs de fonds qui vous correspondent et montrer aux bailleurs de fonds ce que leur subvention a rendu possible. L'exemple suit Kofi Mensah, directeur du développement de Maple Hollow After-School Project, une organisation à but non lucratif fictive qui mène un programme de lecture. Toutes les personnes, données, documents et chiffres sont fictifs.

Configurer une fois pour toutes

Commencez par demander à Claude de créer une carte de l'emplacement de vos dossiers et un guide de ton reflétant le style rédactionnel de votre organisation. Tous les autres Skills du plug-in utilisent ces deux éléments.

1. Une carte de l'emplacement de vos données

Vos dossiers sont probablement conservés à plusieurs endroits : les dossiers des donateurs et des dons dans une base de données des donateurs, les dossiers de subvention sur un lecteur partagé, les budgets ailleurs encore. Claude crée une carte qui répertorie chaque type de dossier et l'endroit où vous le conservez, afin de savoir où chercher lors de tâches futures.

Dans cette configuration, Kofi demande à Claude de cartographier l'emplacement des dossiers de Maple Hollow, à l'aide du Skill /where-things-live.

Voici ce que ce Skill est conçu pour faire :

• Claude vous demande où vous conservez chaque type de dossier.
• Claude enregistre le nom de l'outil ou de l'endroit où chaque dossier est conservé, sans enregistrer aucun détail de vos dossiers.
• Claude vous montre la carte complète dans la conversation, puis confirme qu'elle est enregistrée dans la mémoire.
• Dès lors, les autres Skills consultent la carte avant de vous demander où un dossier est conservé.

Kofi dispose maintenant d'une carte indiquant où Maple Hollow conserve chaque type de dossier.

Avant d'agir :

• Relisez l'intégralité de la carte lorsque Claude vous la montre, et corrigez tout emplacement erroné.
• Si vous ne savez pas avec certitude où un dossier est conservé, dites-le. Claude propose de chercher dans vos outils connectés. Vous pourrez revenir mettre à jour la carte une fois le dossier trouvé.
• Connectez les outils figurant sur votre carte partout où un connecteur est disponible. La carte indique à Claude où un dossier est conservé, et le connecteur permet à Claude de l'ouvrir.

Ce dont vous avez besoin :

• La mémoire activée et une tâche exécutée dans le cloud. Le Skill fonctionne aussi sans la mémoire, mais la carte n'est pas enregistrée pour les conversations ultérieures.
• Aucun document requis
• Une idée générale de l'endroit où votre équipe conserve chaque type de dossier

Essayez :

2. Un guide de ton

Votre organisation a une voix unique : son style rédactionnel et son ton, la façon dont elle désigne les personnes qu'elle accompagne, et la manière dont elle sollicite un soutien. Un guide de ton formalise cette voix par écrit afin que chaque brouillon reflète la voix de votre organisation, quelle que soit la personne qui le rédige.

Dans cette configuration, Kofi demande à Claude de créer un guide de ton pour Maple Hollow à partir de trois de ses lettres passées, à l'aide du Skill /org-voice-guide.

Voici ce que ce Skill est conçu pour faire :

• Claude cherche d'abord un guide de ton existant. S'il n'y en a pas, Claude élabore un guide à partir des supports existants de votre organisation et vous pose des questions pour compléter le reste.
• Claude indique quelles consignes sont ses propres suggestions.
• Claude rédige un court exemple dans la voix de votre organisation et enregistre le guide une fois que vous avez confirmé que l'exemple sonne juste.
• Claude propose de partager le guide terminé avec votre équipe et de l'ajouter à votre carte, afin que les autres Skills puissent utiliser la voix de votre organisation pour les futurs brouillons.

Kofi dispose maintenant d'un court guide de ton pour Maple Hollow, que Claude peut utiliser dans des brouillons ultérieurs.

Avant d'agir :

• Lisez l'exemple à voix haute. Si une partie ne ressemble pas à votre organisation, indiquez à Claude laquelle et faites-lui part de vos remarques avant d'approuver le guide.
• Vérifiez que vos exemples couvrent chaque public auquel vous écrivez, comme les donateurs, les bailleurs de fonds et les personnes que vous accompagnez. C'est ainsi que Claude apprend la voix de votre organisation pour chacun d'eux.

Ce dont vous avez besoin :

• Le guide de ton ou le guide de style de votre organisation, s'il en existe un
• Trois à cinq exemples de supports de votre organisation, comme des lettres d'information, des pages de site web, des demandes de subvention ou des lettres aux donateurs. Claude peut les trouver dans vos outils connectés, ou vous pouvez les joindre à votre message.

Essayez :

Trouver les bailleurs de fonds qui vous correspondent

L'une des étapes les plus chronophages d'une demande de subvention consiste à déterminer quels bailleurs de fonds solliciter. Vous recherchez des bailleurs de fonds qui soutiennent votre cause, dans votre région, et qui financent des organisations de votre taille. Vous devez aussi garder trace de qui vous finance déjà.

Dans cette section, Kofi demande à Claude de trouver des bailleurs de fonds pour l'un des programmes de Maple Hollow, à l'aide du Skill /funder-and-grant-research.

Voici ce que ce Skill est conçu pour faire :

• Claude examine vos documents avant de vous poser la moindre question.
• Claude trouve des fondations, des entreprises, des organismes publics et des donateurs individuels qui soutiennent des causes comme la vôtre.
• Claude trouve des subventions ouvertes auxquelles vous pouvez candidater, et cite le site web de chaque bailleur de fonds pour ses critères d'éligibilité et sa date limite.
• Claude vous signale lorsqu'il ne peut pas confirmer une date limite ou le montant d'une subvention.

Kofi dispose maintenant d'une courte liste de bailleurs de fonds potentiels pour le programme de lecture de Maple Hollow, en commençant par ceux qui correspondent le mieux.

Avant d'agir :

• Suivez le lien source de chaque bailleur de fonds et assurez-vous que le résumé de Claude correspond au site web du bailleur de fonds. Retirez tout bailleur de fonds qui ne correspond pas.
• Confirmez chaque date limite sur le site web du bailleur de fonds avant de vous organiser en fonction de celle-ci, car les dates limites et les priorités changent.
• Examinez tous les détails que Claude n'a pas pu confirmer, et interrogez le bailleur de fonds sur ceux qui ne figurent pas sur son site web.

Ce dont vous avez besoin :

• Une description du programme pour lequel vous collectez des fonds
• Les types de bailleurs de fonds ou d'opportunités de financement que vous recherchez
• Votre liste de bailleurs de fonds actuels

Essayez :

Montrer aux bailleurs de fonds ce que leur subvention a rendu possible

Vous avez mis la subvention d'un bailleur de fonds au service de vos programmes. Il est maintenant temps de montrer au bailleur de fonds ce que cela a donné : comment vos résultats et vos dépenses se comparent aux objectifs et au budget de votre lettre d'attribution.

Maple Hollow doit remettre un rapport à la Maple County Community Foundation, qui finance son programme de lecture. Dans cette section, Kofi demande à Claude de rédiger un brouillon de ce rapport, à l'aide du Skill /grant-reporting.

Voici ce que ce Skill est conçu pour faire :

• Claude rend compte de vos résultats au regard de chaque objectif de votre lettre d'attribution, et de vos dépenses au regard de chaque ligne budgétaire.
• Claude reprend chaque chiffre dans vos documents, en cite la source et détaille son calcul pour tout chiffre qu'il a calculé.
• Si le rapport nécessite un chiffre ou une explication qui ne figure pas dans vos documents, Claude ajoute un espace réservé entre crochets.
• Claude vous demande ce que vos documents ne permettent pas d'expliquer, par exemple pourquoi un résultat est inférieur à l'objectif.

Kofi dispose maintenant d'un brouillon de rapport qui suit le formulaire de la fondation, avec une source pour chaque chiffre. Kofi va ensuite ajouter le chiffre manquant et les explications, puis soumettre le rapport.

Avant d'agir :

• Assurez-vous que les chiffres du brouillon correspondent à vos dossiers de programme et à vos documents financiers.
• Partout où le brouillon contient un espace réservé, ajoutez le chiffre manquant ou rédigez vous-même l'explication.
• Si un résultat est en deçà de l'objectif ou si une ligne budgétaire a été dépassée, parlez-en à votre chargé de programme chez le bailleur de fonds avant de soumettre le rapport.

Ce dont vous avez besoin :

• Le formulaire ou le modèle de rapport du bailleur de fonds
• Votre lettre d'attribution ou votre convention de subvention
• Vos résultats pour la période couverte par le rapport
• Vos dépenses par ligne budgétaire

Essayez :

Travailler avec Claude sur d'autres tâches de collecte de fonds

Les Skills de collecte de fonds couvrent aussi les tâches suivantes. Pour en lancer une, décrivez la tâche et partagez vos documents.

• Vérifier si une subvention vous correspond (/funder-and-grant-research). Avant de consacrer du temps à une candidature, il est utile de savoir si votre organisation remplit les critères du bailleur de fonds. Partagez l'appel à propositions et des documents qui décrivent votre organisation, et Claude évalue chaque critère : « Rempli », « Non rempli » ou « Impossible à dire pour l'instant ». Pour chaque critère évalué « Impossible à dire pour l'instant », partagez ce qui manque et demandez à Claude de vérifier à nouveau.
• Rédiger une lettre d'intention ou une proposition (/grant-proposal-writing). Partagez les consignes de candidature du bailleur de fonds, une ou deux propositions passées et votre dernier rapport de résultats, et Claude fonde le brouillon sur ces documents. Assurez-vous que chaque chiffre correspond à la source citée par Claude, car Claude peut faire des erreurs.
• Préparer un entretien avec un bailleur de fonds, puis assurer le suivi (/donor-and-funder-relations). Indiquez à Claude avec qui a lieu l'entretien et ce que vous en attendez, et Claude prépare une note de synthèse à partir de vos dossiers et de sources publiques. Demandez à Claude de vous indiquer ce qu'il n'a pas pu trouver, et recherchez ces informations avant l'entretien. Après l'entretien, partagez vos notes : Claude les met au propre et rédige le mot de remerciement.
• Remercier vos donateurs (/donor-and-funder-relations). Partagez les dossiers de dons de cette année, et Claude rédige chaque lettre de remerciement avec le montant, la date et l'objet du don, puis liste les lettres qui méritent un examen plus attentif. Lisez celles-ci en premier.
• Rédiger votre appel aux dons de fin d'année (/donor-and-funder-relations). Partagez vos dossiers de dons et une histoire tirée de votre programme que la personne concernée a accepté de partager, et Claude fonde l'appel sur ces éléments. Relisez l'appel à la recherche de tout chiffre ou de toute histoire que vous n'avez pas fournis à Claude. Si Claude ne peut pas en citer la source, supprimez-le.

Garder le réflexe de relecture

Claude peut mener un brouillon jusqu'au moment de l'envoi. Avant de l'envoyer, posez-vous ces trois questions :

• Chaque affirmation est-elle sourcée ? Chaque chiffre et chaque affirmation devraient avoir une source que vous pouvez vérifier.
• Chaque lacune est-elle signalée ? Cherchez un espace réservé entre crochets partout où un chiffre, un nom ou une date manque.
• Un fait que vous n'avez pas fourni est-il énoncé ? Si c'est le cas, demandez la source à Claude.

Décidez ensuite d'utiliser le brouillon, de le réviser ou de recommencer.

Vous pouvez relire de la même façon un point d'étape pour le conseil d'administration, une offre d'emploi ou tout autre brouillon.

Pour en savoir plus

• Enseignez à Claude votre façon de travailler grâce aux Skills
• Utiliser les connecteurs pour étendre les capacités de Claude
• Utiliser la recherche dans les conversations et la mémoire de Claude pour vous appuyer sur le contexte précédent
• Page des solutions pour les organisations à but non lucratif : forfaits et tarifs pour les organisations à but non lucratif.