Claude for Nonprofits: Manejo de datos y tu política de uso de IA

Qué tendrás al final

Tu organización tiene puestos de Claude. Quizás estés recién comenzando o a mitad de la implementación. Es posible que algunos puestos no se estén usando y que parte del personal ya use cuentas personales de IA que tú no puedes ver. La capacitación y los casos de uso son parte de la respuesta, pero el primer paso es dejar por escrito cómo usar la IA de forma segura en el trabajo y cuáles son los límites. Este tutorial es esa base, en tres fases.

Al final, habrás:

1. Respondido por escrito "¿cómo usa Claude mis datos?", con enlaces a las páginas públicas que tu director ejecutivo, tu junta directiva o tu asesor legal pueden consultar por su cuenta.
2. Redactado una política de uso de IA de una página que la dirección firmó y que le da al personal límites claros para el uso de la IA.
3. Invitado a todos los miembros del personal a la cuenta de Claude de tu organización y explicado qué permite la política y qué no. El uso de la IA deja las cuentas personales y pasa a la cuenta que administras.

Esto no es una capacitación sobre el producto ni un recorrido por la configuración: para eso, consulta Claude Academy y la Guía del administrador de Claude Enterprise y, si aún no configuraste tu cuenta, comienza con Primeros pasos con Claude para organizaciones sin fines de lucro.

Este tutorial cubre los planes Enterprise y Team. Está escrito para Team. Cuando Enterprise es diferente, un recuadro En Enterprise lo indica.

Antes de comenzar

Para quién es. Para ti, el administrador a cargo de la configuración de Claude de tu organización, con el rol de Owner o Primary Owner (los roles se explican abajo). Si Organization settings > Members indica que eres Admin, trabaja en conjunto con un Owner. A lo largo del tutorial, "tú" se refiere a ti, el administrador, y "personal" se refiere a todas las personas de tu organización que usan Claude.

A quién necesitas. En Team: principalmente a ti. Aun así, en la Fase 2 enviarás tres preguntas al personal, y quien dirige la organización firmará la política de media página al final.

Tiempo de configuración. Team: unos 30 minutos de tu tiempo y algunos días para que el personal responda tres preguntas.

Fase 1 - Comprende cómo maneja Claude tus datos

Las organizaciones sin fines de lucro nos hacen las mismas seis preguntas sobre sus datos. A continuación respondemos cada una en lenguaje sencillo, con un enlace a la página pública que la respalda. Esto resume la documentación pública de Anthropic y no constituye asesoramiento legal. Si algo de lo que se indica aquí difiere del acuerdo de tu organización con Anthropic (en la mayoría de los planes Team, los Términos Comerciales que aceptaste al registrarte), prevalece el acuerdo.

Anota las respuestas de tu organización a medida que avanzas, ya que las usarás en la Fase 2.

Team frente a Enterprise

El manejo de datos predeterminado es el mismo en ambos planes: sin entrenamiento con tus datos de forma predeterminada, la misma privacidad predeterminada y las mismas certificaciones de seguridad (SOC 2, ISO 27001, ISO 42001). Ambos planes tienen inicio de sesión único (SSO), verificación de dominio y aprovisionamiento justo a tiempo (JIT) (cuentas que se crean la primera vez que alguien inicia sesión).

1. ¿Qué datos se ingresan en Claude?

Los datos que ya tienes. Claude trabaja con lo que el personal le proporciona: lo que escriben o pegan, los archivos que suben (hojas de cálculo, PDF, documentos) y, si activas los conectores, lo que puede leer de herramientas como Google Drive o Microsoft 365. No puede acceder a nada que no hayas conectado y, con los conectores activados, solo incorpora lo que es relevante para lo que alguien pide.

En la práctica, eso puede ser un director de desarrollo institucional que sube la hoja de cálculo de donaciones del año pasado y pregunta a qué donantes que dejaron de donar debe llamar primero, o un líder de programa que pega respuestas de encuestas para identificar los temas principales. Empieza por ahí: las hojas de cálculo, los documentos y las notas que el personal ya maneja todos los días.

La mayor parte de esta información ya está cubierta por normas que tienes hoy.

Lo nuevo es el historial de conversaciones: lo que el personal preguntó y lo que Claude respondió. Las siguientes cinco preguntas lo abordan: si se usa para entrenar modelos, quién puede verlo, cuánto tiempo se conserva y dónde, y qué cambia cuando conectas otras herramientas.

2. ¿Se usan nuestros datos para entrenar a Claude?

No. De forma predeterminada, Anthropic no usa las conversaciones (incluidas las entradas y las salidas), los archivos ni los datos conectados de las cuentas Team o Enterprise para entrenar sus modelos. Esto es igual en los planes Team y Enterprise. Obtén más información en nuestro Centro de privacidad y en los Términos de Servicio Comerciales.

La excepción que tú controlas: cuando un miembro del personal hace clic en el pulgar hacia arriba o hacia abajo en una respuesta, esa conversación se envía a Anthropic como comentario y puede usarse para mejorar Claude (consulta Administra la configuración de comentarios de los usuarios). Los Owners pueden activar o desactivar esta opción, así que revisa cómo está configurada en tu organización.

3. ¿Quién puede ver nuestras conversaciones?

• Colegas. Otros miembros del personal ven una conversación solo si la persona que la tuvo la comparte con ellos. Compartir un proyecto (un espacio de trabajo con sus propias instrucciones, archivos y chats) comparte sus instrucciones y archivos, no los chats que contiene. Los chats de cada persona son privados de forma predeterminada. Los Owners deciden si se permite o no compartir proyectos o hacerlos públicos (visibles para todos en tu organización, no fuera de ella).
• Los Owners y los Admins tampoco pueden explorar las conversaciones en la aplicación. Algunas vías sí dan acceso al contenido, y tú decides quién las tiene. En ambos planes: el Primary Owner puede realizar la exportación de datos de todas las conversaciones de toda la organización.

• La memoria, si la activas, es privada para cada persona, aunque se incluye en las exportaciones de datos de la organización. Consulta los controles de memoria para los planes Team y Enterprise.
• En Anthropic. Anthropic puede procesar datos para procesos internos como revisiones relacionadas con la seguridad, soporte del producto o respuesta a incidentes. Consulta la Adenda de Procesamiento de Datos para obtener más detalles.
• Fuera de tu organización. Las personas ajenas a tu organización solo pueden ver artifacts (algo que Claude creó en un chat, como una página o una herramienta interactiva), y solo si tu configuración lo permite. Los Owners controlan el uso compartido externo, mediante invitación por correo electrónico y mediante enlace. Las invitaciones por correo electrónico están activadas de forma predeterminada en Team y desactivadas en Enterprise; configurarás ambas opciones en la Fase 3. Consulta Comparte artifacts.

4. ¿Cuánto tiempo se conservan los datos y podemos eliminarlos?

• Las conversaciones permanecen en tu cuenta hasta que el miembro del personal las elimina (o, en Enterprise, hasta que tu período de retención las elimina). Una vez eliminadas, desaparecen del historial de esa persona de inmediato y de los sistemas de back-end de Anthropic en un plazo de 30 días, excepto cuando la ley exija una retención más prolongada o según se describe a continuación.
• El contenido que los sistemas automatizados marcan conforme a la Política de uso de Anthropic (las normas propias de Anthropic sobre para qué se puede usar Claude, independientes de tu política) puede conservarse hasta dos años, y la clasificación en sí (una puntuación, no tu contenido), hasta siete años. Esto se aplica al contenido marcado, no a las conversaciones cotidianas.
• En Team, no hay eliminación automática: las conversaciones permanecen hasta que el personal las elimina.

Obtén más información sobre cuánto tiempo almacena Anthropic los datos de tu organización.

5. ¿Dónde se almacenan nuestros datos y quién más los maneja?

• Los datos se almacenan en los Estados Unidos. De forma predeterminada, el procesamiento puede pasar por centros de datos en EE. UU., Europa, Asia y Australia (los planes Enterprise con facturación basada en el uso pueden restringir la inferencia a EE. UU.). Consulta dónde se encuentran los servidores de Anthropic.
• Anthropic usa una lista publicada de subprocesadores: proveedores de alojamiento en la nube, soporte, facturación y otros servicios similares. Anthropic publica los cambios en el Centro de confianza y avisa con anticipación sobre nuevos subprocesadores conforme a su Adenda de Procesamiento de Datos; puedes suscribirte al canal de noticias del Centro de confianza.
• Anthropic cuenta con las certificaciones SOC 2 Type II, ISO 27001:2022 e ISO/IEC 42001:2023 (gestión de IA). Los informes y certificados están disponibles en el Centro de confianza, algunos previa solicitud. Consulta qué certificaciones ha obtenido Anthropic.

Revisa los detalles de seguridad en el Centro de confianza de Anthropic.

6. ¿Qué sucede cuando conectamos Claude a nuestros otros sistemas o usamos skills?

Los conectores (Google Drive, Gmail, Microsoft 365, Slack, tu CRM mediante un conector personalizado y otros) permiten que Claude lea de un sistema cuando es relevante para lo que pide un miembro del personal, y que realice acciones en él si lo permites.

• En tus sistemas conectados, Claude solo ve aquello a lo que el usuario tiene acceso. Toma como ejemplo Google Drive: si un miembro del personal no puede abrir un archivo en Drive, Claude tampoco puede abrirlo por esa persona. Cada persona inicia sesión en la herramienta conectada con su propia cuenta. Dos excepciones que configurarías a propósito: un conector personalizado (uno que crea tu equipo de TI o un proveedor) que usa un único inicio de sesión compartido accede a todo aquello a lo que ese inicio de sesión tiene acceso, y con la autorización administrada por la empresa, TI autoriza un conector una sola vez para todos. Poner un conector a disposición no le entrega a Claude las credenciales de nadie.
• Claude recupera lo que es relevante en el momento de la solicitud. Todo lo que recupera pasa a formar parte de esa conversación y sigue las mismas reglas que en las preguntas 2-5: no se usa para entrenamiento de forma predeterminada, es visible para otros miembros del personal solo si la conversación se comparte y para los administradores según se describe en la pregunta 3, y tiene la misma retención. El propio servicio conectado sigue manejando tus datos según sus propios términos. Consulta cómo manejan tus datos los conectores de Google Workspace.
• Los Owners deciden si hay conectores disponibles y cuáles, qué puede hacer cada uno (permitir siempre, requerir aprobación o bloquear, por acción) y, en Enterprise, qué grupos obtienen cuáles. Las extensiones de escritorio de la aplicación Claude Desktop están abiertas de forma predeterminada hasta que activas la lista de permitidos. Configurarás todo esto en la Fase 3.

Las Skills son instrucciones y archivos de referencia empaquetados que le enseñan a Claude cómo realiza tu organización una tarea específica, como "redactar un informe de subvención con nuestro formato". Todo lo que incluyes en una skill se trata como cualquier otra cosa que le das a Claude: no se usa para entrenamiento de forma predeterminada y es visible solo donde se comparte y para los administradores según se describe en la pregunta 3. Los Owners deciden quién puede crear, compartir y publicar skills; consulta aprovisiona y administra skills para tu organización.

Qué significa esto para los datos de donantes, clientes y salud

• Información de donantes y clientes: la mayor parte puede ingresarse en la cuenta de Claude de tu organización dentro de lo que establece tu política.
  • Datos de donantes, como nombres e historial de donaciones: sí, dentro de tu política.
  • Información que identifica a clientes, como nombres y notas de casos: también dentro de tu política, y la plantilla de la Fase 2 la incluye entre lo que se debe consultar primero.
  • Detalles de salud y discapacidad: déjalos fuera a menos que tu organización tenga la versión HIPAA-ready de Claude (solo planes Enterprise); si la información de salud protegida (PHI) es fundamental para el trabajo en el que quieres ayuda, lee primero "¿Cubierto por HIPAA?" más abajo.
  • Situación migratoria: manéjala igual que los detalles de salud.
• En todos los casos, de forma predeterminada nada de esto se usa para entrenamiento, solo es visible para el personal con quien se comparte y para los administradores según se describe en la pregunta 3, y tu organización es responsable de cumplir con las leyes que se aplican a sus datos (consulta los Términos Comerciales y la Adenda de Procesamiento de Datos).
• ¿Cubierto por HIPAA? Si eres una clínica o un plan de salud, o manejas registros de salud para uno de ellos, la información de salud protegida (PHI) requiere un Acuerdo de asociado comercial (BAA) con Anthropic. Está disponible con la configuración HIPAA-ready en los planes Enterprise, y no en Team. En Team, mantén la PHI completamente fuera de Claude y úsalo para todo lo demás: redacción de propuestas de subvención, informes para la junta directiva, políticas, resúmenes desidentificados de programas. Si la PHI es fundamental para el trabajo en el que quieres ayuda, contacta a nuestro equipo de ventas para hablar sobre Enterprise.

• ¿No sabes si HIPAA se aplica a tu caso? Eso depende de los servicios que prestas y de para quién los prestas. Anthropic no puede determinarlo por ti. Consulta con tu asesor legal o con el responsable de cumplimiento antes de ingresar detalles de salud de clientes.
• En caso de duda, hazte una sola pregunta: ¿me sentiría cómodo si un colega viera esto en un proyecto compartido? Si la respuesta es no, déjalo fuera o elimina primero los datos identificativos. El personal puede aplicar esta prueba sin formación legal.

Fase 2 - Redacta tu política de uso de IA

Si todavía no tienes una política de IA por escrito, es normal. Primero escribe algo breve y trátalo como un documento vivo. No partes de cero: como se dijo en la Fase 1, tus normas de confidencialidad actuales siguen aplicándose, y esta política principalmente indica cómo se trasladan a Claude.

No intentes cubrir todos los equipos y todos los escenarios de una sola vez. Comienza donde la necesidad sea más clara (un equipo de programa, un tipo de datos, un conector) y amplíala a medida que el personal te traiga nuevos casos de uso y a medida que Claude cambie. Esperar a tener una política integral es la forma en que las organizaciones se estancan, y la próxima actualización del producto la volvería a abrir de todos modos.

El Paso 1 consulta al personal antes de que redactes nada, para que la política responda a sus preguntas reales con sus propias palabras.

Paso 1. Haz una consulta de tres preguntas al personal (dale a la gente de 3 a 4 días para responder)

Antes de escribir nada, averigua qué está pasando ya. La dirección y el personal suelen ver el uso de la IA de manera diferente, y el State of Nonprofit AI Adoption and Governance report (2026) de NTEN y The Bridgespan Group describe esa brecha. Una consulta breve cierra la mayor parte de ella y te da material de base para la política.

Envía las siguientes preguntas a todo el personal (Team) o a través de los líderes de equipo (Enterprise), mediante un formulario anónimo:

Paso 2. Toma seis decisiones

Revísalas con la persona que firmará. Cada decisión se convierte en una sección breve de la política. Debajo de cada una hay un texto de ejemplo de una organización ficticia, Riverbend Community Services, que puedes adaptar.

1. Propósito: por qué usamos la IA. Enfócalo en el tiempo que le devuelve al personal.

2. Lo que fomentamos, lo que requiere una conversación previa y lo que está prohibido. Las respuestas de la consulta al personal van aquí (consulta el Paso 3). Empieza por aquello para lo que quieres que el personal use Claude y mantén breve la lista de lo no permitido. Una lista larga de límites se lee como una advertencia, y el personal deja de usar la vía de consultar primero.

3. Cómo maneja Claude nuestros datos. Unas pocas líneas, tomadas de la Fase 1. Indica si los comentarios están activados o desactivados.

4. Una persona revisa el resultado. Toda versión de tu política necesita esta línea. Revisar bien es una habilidad: el curso AI Fluency para organizaciones sin fines de lucro la enseña como Discernimiento. Remite al personal a ese curso.

5. Qué herramientas. Usa la cuenta de la organización. Nombra los conectores y las skills que están activados e indica al personal que los use: ahí está la mayor parte del ahorro de tiempo. Indica si la memoria está activada.

6. Responsable de la política, Primary Owner, firmante y fecha de revisión. Nombra al responsable de la política y al Primary Owner de la cuenta de Claude.

Paso 3. Deja que Claude redacte las decisiones 2 y 5 a partir de lo que dijo el personal

Al personal le resulta más fácil reconocer y seguir una política cuando está escrita con sus propias palabras. Eres Owner y esta es la cuenta que administras, así que está bien usarla antes de que se firme la política. Abre la cuenta de Claude de tu organización, pega las respuestas de la consulta al personal y ejecuta este prompt:

Revisa lo que obtengas con la persona que firmará antes de incluirlo en la política.

Paso 4. Consigue la firma

Envía el borrador de tu política del Paso 3, junto con la Fase 1 de este tutorial para los datos que la respaldan, a la persona que firmará, y pide un sí o comentarios antes de una fecha específica. Si el área legal o tu junta directiva quieren los documentos de referencia, las afirmaciones de la Fase 1 enlazan a las páginas públicas de Anthropic.

Como punto de partida, usa la plantilla de política de uso de IA del Paso 2. ¿Aún no tienes una cuenta de Claude? Usa en su lugar la versión de Google Docs. Si quieres un documento de política más completo, el centro de recursos sobre IA para organizaciones sin fines de lucro de NTEN tiene dos plantillas de políticas descargables (la de NTEN y la de ANB Advisory Group), además de ejemplos de la comunidad. La lección Integración de AI Fluency para organizaciones sin fines de lucro te guía paso a paso para redactar una. La mayoría de las organizaciones con menos de 50 empleados no necesitarán más de una página. Las más grandes suelen partir de una de las plantillas de NTEN.

Fase 3 - Ponla en marcha y mantenla actualizada

Tienes una política firmada. Ahora establece las pocas opciones de configuración que la hacen cumplir y luego informa al personal.

Paso 1. Establece las pocas opciones de configuración que hacen cumplir la política

La mayoría de estas opciones están en Organization settings.

La política en sí. Haz que el personal pueda consultarla. Si tu organización sin fines de lucro está verificada, el plugin Claude for Nonprofits se instala de forma predeterminada e incluye una skill de consulta de la política de uso de IA, para que el personal pueda preguntarle a Claude "¿puedo usar Claude para esto?" y obtener una respuesta basada en tus normas.

• Guarda la política firmada donde el personal ya pueda acceder a ella, como una carpeta compartida de Drive o tu intranet.
• La primera vez que alguien pregunta, Claude pregunta dónde está la política: la persona se la indica a través de un conector o la arrastra al chat y, si la memoria está activada, Claude la recuerda para la próxima vez.
• El plugin necesita que Skills y Cowork (el modo en el que le encargas a Claude una tarea completa y este la realiza con tus archivos y herramientas conectadas) estén activados para tu organización (consulta Administra plugins para tu organización).
• Para ahorrarle al personal ese primer paso, un Owner puede agregar una línea en Organization settings > Organization and access > Organization instructions, por ejemplo: "Nuestra política de uso de IA es el documento llamado Política de uso de IA en la carpeta compartida Políticas".

Ambos planes, si el personal usa Claude Code: haz que los desarrolladores inicien sesión en Claude Code con la cuenta de la organización, para que la política abarque a los desarrolladores y no solo el chat. TI puede restringir los inicios de sesión a tu organización con la configuración administrada de Claude Code.

Paso 2. Informa al personal

1. Invita a todas las personas para las que tienes puestos, no solo a quienes lo pidieron. La política dice "usa nuestra cuenta, no cuentas personales", así que todos necesitan una invitación o esa regla queda en letra muerta.

• Cada invitación ocupa un puesto en el momento en que la envías, así que primero revisa cuántos tienes en Organization settings > Organization and access (Total seats) (consulta cómo comprar y administrar puestos en los planes Team o Enterprise o, en Enterprise, pregunta a tu contacto de Anthropic).
• ¿Tienes menos puestos que personal? Invita por etapas: comienza con los equipos cuyas respuestas a la consulta mostraron más uso, avisa a los demás cuando llegue su turno y mantén la política para toda la organización desde el primer día.
• Para un piloto estructurado, la sección de lanzamiento de la Guía del administrador de Enterprise cubre los champions y la implementación por fases.
• Envía las invitaciones y la nota hoy; el trabajo con el dominio que se describe abajo puede hacerse cuando TI esté listo.
• Ambos planes: hay dos formas de agregar personas, y se diferencian cuando se agotan los puestos.
  • Por correo electrónico (Organization settings > Members): cada invitación pendiente usa uno de tus puestos comprados.
  • Por enlace de invitación (Organization settings > Organization and access; activado de forma predeterminada en Team, desactivado en Enterprise, no disponible con SSO) o por descubrimiento de la organización (al personal de tu dominio se le sugiere unirse cuando se registra): una vez que se usan tus puestos comprados, cada nueva persona que se une puede agregar un puesto de pago automáticamente (consulta Encuentra una organización Team o Enterprise y únete a ella).
  • Para no exceder tu cantidad de puestos, invita por correo electrónico. Consulta administra miembros en los planes Team y Enterprise.
  • El personal cuyo correo electrónico pertenece a otro dominio necesita que primero se agregue ese dominio a tus dominios permitidos (los dominios de correo electrónico que pueden unirse, en Organization settings).
• Ambos planes, para evitar nuevas cuentas personales en tu dominio: verifica tu dominio de correo electrónico (quien administre el dominio de tu sitio web agrega un registro DNS; puede tardar hasta dos días en aparecer como verificado) y activa Restrict organization creation. Después de eso, nadie puede crear una nueva cuenta personal de Claude con una dirección de trabajo; en su lugar, se unen a la tuya por invitación, enlace de invitación o descubrimiento de la organización.

2. Comunícalo más de una vez. Envía hoy la nota de abajo, luego repítela en tu próxima reunión general del personal, pide a los gerentes que la comenten con sus equipos y fija la política donde el personal ya suele mirar. Para empezar, copia la de Riverbend y reemplaza lo que está entre corchetes (omite la línea de preguntarle a Claude si el plugin no está activado para tu organización):

Paso 3. Mantenla actualizada

Una semana después de enviar las invitaciones, abre Organization settings > Members: reenvía las que sigan pendientes y luego abre Analytics desde tu menú de usuario para ver quién ya comenzó. Después, agrega un recordatorio a 90 días en tu calendario. Revísala antes si:

• Anthropic cambia la forma en que maneja los datos. Sigue las notas de la versión del Centro de ayuda y las notificaciones dentro del producto. Para los documentos de origen, haz clic en Subscribe to updates en el Centro de confianza y mantente al tanto del Centro de privacidad y de los Términos Comerciales.
• Quieres conectar un sistema que contiene datos de clientes o donantes
• El personal sigue haciéndole la misma pregunta al responsable de la política y la política no la responde

Próximos pasos

Si administras Enterprise, continúa con la Guía del administrador de Claude Enterprise para profundizar en la configuración. Para todos: envía al personal la sesión de Claude for Nonprofits para el personal, A Staff Guide to Making Claude Useful on Day One, junto con la nota anterior. Si tienes preguntas después de leer esto, la sesión para administradores, An Admin's Guide to Data Handling and AI Use Policy, recorre este tutorial con preguntas y respuestas en vivo.

Más información

• Primeros pasos con Claude para organizaciones sin fines de lucro: precios para organizaciones sin fines de lucro, verificación y los conectores para organizaciones sin fines de lucro, de Claude Academy.
• AI Fluency para organizaciones sin fines de lucro: el curso completo de Anthropic y GivingTuesday. Su lección Integración es el ejercicio de redacción de políticas mencionado en la Fase 2.
• Claude 101: el curso introductorio a tu propio ritmo en Claude Academy, para el personal una vez que tenga su invitación.
• ¿Se usan mis datos para entrenar modelos? y ¿Cuánto tiempo almacenan los datos de mi organización?: los dos artículos del Centro de privacidad para reenviar a quien firme.
• Centro de confianza de Anthropic y la Adenda de Procesamiento de Datos: certificaciones, subprocesadores, documentación de seguridad y los términos contractuales sobre datos.