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將電子郵件轉換為活動追蹤器

透過從電子郵件串中提取日期、地點和後勤資訊，建立活動追蹤器。

15 分鐘Claude
將電子郵件轉換為活動追蹤器結果

1. 描述任務

Claude 會連接到您的電子郵件等外部工具，以從來源存取資訊，然後同時處理多份非結構化文件——從各種格式中提取特定資料，並將其轉換為您可以立即使用的輸出內容，例如試算表。

告訴 Claude 您需要從收件匣中提取哪些演講者資訊，以及您需要建立什麼內容。

我正在籌辦三月份的年度會議，大約三週前向約 45 人發送了演講者邀請函。主旨使用了「Speaker Invitation: Summit 2025」，但大家回覆時使用了各種不同的主旨——有些人只回覆「聽起來不錯」，有些人則回覆了我們之前的舊郵件串。

搜尋我的 Gmail 中的演講者確認信，並提取他們的姓名和公司、確認的議程主題、提及的時間偏好、視聽設備需求、如果有提到的差旅安排、是否已寄送個人簡介和大頭照

我們下週就要敲定議程了。幫我建立一個包含公式、色彩編碼儲存格和清晰分區的追蹤表。讓這份試算表看起來像是精品設計工作室製作的數據視覺化作品，而不是有人隨便填寫 Excel 範本。字體排印和色彩應該呈現編輯風格，精緻且具現代專業感。包含專業試算表元素，例如凍結標題列、可排序欄位和可運作的公式。

2. 提供 Claude 上下文

啟用您工具的存取權限，讓 Claude 能夠搜尋並收集相關資訊。

必要的上下文

在「設定」>「連接器」中，啟用 Gmail 整合，並確認已在聊天列中開啟。這讓 Claude 能夠搜尋您最近的電子郵件，提取與即將到來的活動相關的詳細資訊，並整理您正在追蹤的後勤事宜。

Gmail
連接
在 Claude 中瀏覽連接器

3. Claude 建立的內容

Claude 會在您的收件匣中搜尋確認信，逐一閱讀每封回覆以找出您要求的具體細節，並將所有答案整理成一份試算表。

我在您的收件匣中找到了 38 封演講者確認信。以下是您的協調追蹤表：

檢視您的演講者試算表

概覽：

  • 38 位演講者確認參與 32 場議程（其中 6 場為多位講者的座談會）
  • 上午時段：14 場議程 | 下午時段：18 場議程
  • 8 場議程有複雜的視聽需求（現場示範或影片）——需要彩排時間
  • 24 場議程為標準投影片簡報
  • 11 位演講者仍需寄送個人簡介和大頭照

演講者名錄分頁：每個人都列出了姓名、公司、議程標題、時間偏好和視聽需求。個人簡介狀態以顏色標示——已提交為綠色，待處理為黃色。若有人提到差旅安排，也會加以註記。

製作概覽：依時段統計議程數量，並使用自動公式計算。技術需求依複雜度（高/中/標準）分類，讓您能策略性地分配場地。8 場高複雜度議程應安排在擁有完整製作支援的主會場。

技術製作工作表：為您的視聽廠商格式化——列出需要彩排的議程、設備需求和複雜度評分。整潔到可以直接寄給您的技術團隊。

資料追蹤：顯示尚未提交個人簡介的 11 位演講者及其聯絡資訊。依演講時間排序，讓您能優先跟進第一天的演講者。

4. 後續提示

繼續與 Claude 對話，以精煉、擴展或進一步探索。

將活動新增到您的行事曆

連接 Google Calendar 後，Claude 可以根據您的活動追蹤表建立行事曆活動，並直接新增到您的 Google 行事曆中

為 [會議日期] 上每場已確認的演講者議程建立行事曆活動。從追蹤表中提取演講者姓名、議程標題和時長，並在我的行事曆中建立基本排程，讓我能開始視覺化後勤安排。

草擬跟進訊息

Claude 可以協助處理為多位收件人撰寫類似電子郵件的重複性工作，而您可以審閱、個人化並逐一寄送。

針對尚缺個人簡介的 11 位演講者，撰寫友善的跟進電子郵件，內容提及他們各自的議程主題和截止日期。針對有複雜視聽需求的 8 場議程，另外撰寫電子郵件，說明與我們技術團隊安排彩排時間的事宜。

確保試算表是動態的

如果 Claude 建立的試算表中有寫死的總計數字，請要求它重新建立這些區塊，改用會自動更新的動態公式。

演講者人數和議程總計應該使用像 =COUNTIF() 和 =SUMIF() 這樣的公式，而不是靜態數字。當我新增演講者或更新議程類型時，我需要所有內容都能自動重新計算。

5. 技巧、提示與疑難排解

指定如何搜尋您的收件匣

Claude 能理解上下文，即使沒有完全符合的關鍵字，也能找到相關的電子郵件，但它需要明確的指示來了解您在尋找什麼。與其說「找出重要的電子郵件」，不如試試「演講者關於議程需求的電子郵件」或「過去一週提到帳單問題的客戶電子郵件」。您提供的上下文越多，說明哪些內容重要，Claude 就越能篩選出相關的內容。

下載並開啟實際檔案，而不只是預覽畫面。

聊天中的預覽畫面顯示基本結構，但實際的試算表檔案才具有公式、顏色編碼和格式設定。開啟試算表即可檢視——並繼續編輯——完整的輸出內容。

6. 準備好親自試試了嗎？

將 Claude 與您的各種工具整合，即可在短短幾分鐘內快速找到收件匣中的資訊，並將其轉換為可運作的試算表追蹤工具。