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產生專案狀態報告

從您的電子郵件、Slack 頻道、會議記錄和專案工具中提取狀態更新，建立一個追蹤器，顯示誰在做什麼、什麼被卡住了，以及事情的進展如何——全部集中在一個地方。

15 分鐘Claude
產生專案狀態報告結果

1. 描述任務

狀態報告通常意味著要篩選您各種工具和訊息，以找出更新和決策。Claude 透過同時查詢多個資料來源、從不同格式中提取資訊，並建立有條理的報告，簡化了這個過程。這將數小時的手動工作轉變為幾分鐘即可完成。

請 Claude 從您連接的工具中提取資訊，並建立一個整合所有內容的追蹤器。關鍵在於明確說明您需要追蹤什麼，以及要查看哪裡。

我需要將多個來源的專案狀態整合成一個任務追蹤器。

從以下來源提取資訊：

  • Gmail（過去 2 週，搜尋「Project Hermes」）
  • Slack #hermes-sprint 頻道
  • Google Drive「Project Hermes」資料夾
  • 近期的行事曆會議

對於每個任務，我需要看到：

  • 負責人是誰，以及他們正在做什麼
  • 目前狀態（尚未開始、進行中、受阻、已完成）
  • 任何阻礙以及卡住了多久
  • 他們更新中關於計畫和挑戰的備註

建立一個 Excel 追蹤器，並包含以下功能：視覺化狀態指示器、帶有來源背景資訊的儲存格註解（這樣我可以懸停查看詳細資訊）、狀態和優先順序的下拉選單（方便更新），以及顯示進度的資料橫條視覺化呈現。

這個追蹤器應該讓人一眼就能看出問題出在哪裡，以及誰需要協助。

2. 提供 Claude 背景資訊

啟用連接器和整合功能，讓 Claude 能直接存取您的工具作為即時資料來源，而不僅僅是貼上的片段。

必要的背景資訊

連接好您的 Google Drive、Gmail、Google Calendar 和 Slack 工具後，請確保它們在聊天列設定中已切換開啟。

Claude 接著就能存取您的電子郵件串、Drive 檔案更新、行事曆事件和 Slack 對話，拼湊出您專案的實際進展情況。

Google Drive
連接
Gmail
連接
在 Claude 中瀏覽連接器

3. Claude 建立的內容

Claude 搜尋您連接的工具，從不同來源找出狀態更新，將它們整合成單一視圖，並建立一個帶有視覺化指示器和儲存格註解背景資訊的 Excel 追蹤器。

我已搜尋您連接的工具中關於 Project Hermes 的更新，並建立了一個整合追蹤器。

在您的工具中找到：

  • 147 封提及 Project Hermes 的 Gmail 訊息
  • #hermes-sprint 中的 312 則 Slack 訊息
  • Google Drive /Project Hermes 資料夾中的 23 份文件
  • 18 場標題含有「Hermes」的行事曆會議

整合後的關鍵洞察：

  • Sarah 在 Slack 上說「完成 80%」，但在她的一對一會議記錄中提到了複雜性，所以我在追蹤器中調整為 45%
  • Mike 在 API 規格上已被卡住 4 天（11 月 1 日在 Slack 中提及，11 月 4 日仍然受阻）
  • Lisa 的核准已升級至 VP Engineering（電子郵件串顯示有 3 次升級嘗試）
  • 站立會議的團隊共識：資料遷移是風險最高的項目
  • 我已建立一個包含 25 個任務、視覺化指示器，以及來自所有來源背景資訊的儲存格註解的試算表檔案。

4. 後續提示

繼續與 Claude 對話，以精煉、擴展或進一步探索。

深入探討阻礙

提取所有關於某個阻礙的相關對話，以了解完整背景。

追蹤器顯示 Lisa 的核准已被卡住 4 天。請找出 Slack、電子郵件和會議記錄中所有提及此阻礙的內容。我需要看到完整的升級歷史和目前狀態。

建立每週狀態報告

從追蹤器資料中產生一份高階主管摘要。

使用任務追蹤器資料，為領導層建立一份單頁狀態報告。內容包括：整體進度百分比、阻礙數量、哪些工作流程有風險，以及需要高階主管關注的前 3 項事項。

5. 技巧、提示與疑難排解

為重複性報告建立 Skill

建立一個自訂技能，用於產生狀態報告，將整個流程中涉及的所有步驟嵌入其中。建立完成後，您可以在 Claude 中任何地方透過引用其名稱或描述來使用該技能。這會觸發 Claude 自動執行該工作流程。

指定如何處理缺失的資訊

如果 Claude 找不到某些資訊——也許沒有 Slack 討論，或 Drive 檔案尚未更新——與其讓缺口被默默地平滑處理，不如明確說明「沒有記錄進度」。在您的提示中，您可以指定：「如果您找不到某個工作流程的資訊，請明確註明，而不是省略它。」

增添視覺化潤飾

Claude 可能會選擇某些預設字型、顏色和樣式。若要獲得有差異化的輸出，您可以要求變更：「選擇一個獨特且美觀的配色方案——避免標準的藍色和灰色」，或「選擇感覺現代且自信的字體排印，而非一般企業風格」。具體的要求能帶來更好的設計。

6. 準備好親自嘗試了嗎？

與 Claude 合作，整合您專案工具之間的資訊，讓您能專注於做決策，而不是複製貼上到文件中。