1. 작업 설명하기
Claude는 이메일과 같은 외부 도구에 연결하여 정보를 원본에서 직접 가져온 다음, 여러 개의 비정형 문서를 동시에 처리합니다 - 다양한 형식의 특정 데이터를 추출하여 즉시 사용할 수 있는 스프레드시트와 같은 결과물로 변환합니다.
받은 편지함에서 어떤 발표자 정보를 가져와야 하는지, 그리고 무엇을 만들어야 하는지 Claude에게 알려주세요.
3월에 열리는 연례 컨퍼런스를 준비하면서 약 3주 전에 약 45명에게 발표자 초청장을 보냈습니다. 제목에는 "Speaker Invitation: Summit 2025"를 사용했지만, 사람들은 전부 다른 제목으로 답장을 보냈습니다 - 일부는 그냥 "좋습니다"라고만 했고, 다른 사람들은 기존에 진행 중이던 이메일 스레드에 답장을 했습니다.
제 Gmail에서 발표자 확정 메일을 검색해서 추출해 주세요 이름과 소속 회사, 확정한 세션 주제, 언급된 경우 시간 선호도, A/V 요구사항, 언급된 경우 출장 일정, 약력과 프로필 사진을 보냈는지 여부를
다음 주에 일정을 확정할 예정입니다. 수식, 색상으로 구분된 셀, 명확한 섹션이 포함된 트래커를 만들어 주세요. 스프레드시트가 누군가 Excel 템플릿을 채운 것처럼 보이지 않고, 부티크 디자인 스튜디오가 만든 데이터 시각화 작품처럼 보이게 해 주세요. 타이포그래피와 색상은 편집적이고 세련되며 현대적인 전문성을 갖춰야 합니다. 고정된 헤더, 정렬 가능한 열, 작동하는 수식 같은 전문적인 스프레드시트 요소를 포함해 주세요.
2. Claude에게 컨텍스트 제공하기
Claude가 관련 정보를 검색하고 수집할 수 있도록 도구에 대한 접근 권한을 활성화하세요.
필수 컨텍스트
Setting > Connectors에서 Gmail 통합(새 탭에서 열림)을 활성화하고 채팅 바에서 토글이 켜져 있는지 확인하세요. 이를 통해 Claude가 최근 이메일을 검색하고, 다가오는 이벤트와 관련된 세부 정보를 추출하고, 추적 중인 물류 정보를 정리할 수 있습니다.
'%3e%3cpath%20d='M11.9091%2034H16.3636V23.6969L10%2019.1515V32.1818C10%2033.1879%2010.8559%2034%2011.9091%2034Z'%20fill='%234285F4'/%3e%3cpath%20d='M31.6364%2034H36.0909C37.1473%2034%2038%2033.1848%2038%2032.1818V19.1515L31.6364%2023.6969'%20fill='%2334A853'/%3e%3cpath%20d='M31.6364%2015.8182V23.6969L38%2019.1515V16.7272C38%2014.4788%2035.305%2013.1969%2033.4182%2014.5454'%20fill='%23FBBC04'/%3e%3cpath%20d='M16.3636%2023.697V15.8182L24%2021.2727L31.6364%2015.8182V23.697L24%2029.1515'%20fill='%23EA4335'/%3e%3cpath%20d='M10%2016.7272V19.1515L16.3636%2023.6969V15.8182L14.5818%2014.5454C12.6918%2013.1969%2010%2014.4788%2010%2016.7272Z'%20fill='%23C5221F'/%3e%3c/g%3e%3cdefs%3e%3cclipPath%20id='clip0_4766_38693'%3e%3crect%20width='28'%20height='20'%20fill='white'%20transform='translate(10%2014)'/%3e%3c/clipPath%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e)
3. Claude가 만드는 것
Claude는 받은 편지함에서 확정 이메일을 검색하고, 각 답장을 읽어 요청한 특정 세부 정보를 찾아낸 다음, 모든 답변을 스프레드시트로 구조화합니다.
받은 편지함에서 38개의 발표자 확정 메일을 찾았습니다. 조율용 트래커는 다음과 같습니다:
발표자 스프레드시트 보기
개요:
- 32개 세션에 38명의 발표자가 확정됨 (6개 패널은 여러 발표자 참여)
- 오전 시간대: 14개 세션 | 오후 시간대: 18개 세션
- 8개 세션은 복잡한 A/V(라이브 데모 또는 영상)가 필요함 - 리허설 시간 필요
- 24개 세션은 일반적인 슬라이드 발표
- 11명의 발표자가 아직 약력과 프로필 사진을 보내지 않음
발표자 디렉토리 탭: 모든 사람이 이름, 소속 회사, 세션 제목, 시간 선호도, A/V 요구사항과 함께 나열되어 있습니다. 약력 제출 상태는 색상으로 구분되어 있습니다 - 제출된 경우 녹색, 대기 중인 경우 노란색. 언급된 경우 출장 일정도 표시되어 있습니다.
프로덕션 개요: 자동 수식이 적용된 시간대별 세션 수. 복잡도(높음/중간/표준)별로 분류된 기술 요구사항으로 전략적으로 방을 배정할 수 있습니다. 복잡도가 높은 8개 세션은 완전한 프로덕션 지원이 가능한 메인 룸에 배정해야 합니다.
기술 프로덕션 시트: A/V 업체용으로 포맷되어 있습니다 - 리허설이 필요한 세션, 장비 요구사항, 복잡도 점수가 나열되어 있습니다. 기술팀에 바로 전달할 수 있을 만큼 깔끔합니다.
자료 추적: 아직 약력을 제출하지 않은 11명의 발표자와 연락처 정보를 보여줍니다. 발표 순서대로 정렬되어 있어 1일차 발표자를 우선적으로 후속 조치할 수 있습니다.
4. 후속 프롬프트
Claude와의 대화를 계속하여 다듬고, 확장하고, 더 깊이 탐색해 보세요.
캘린더에 일정 추가하기
Google Calendar가 연결되어 있으면 Claude가 이벤트 트래커에서 캘린더 일정을 만들어 Google 캘린더에 직접 추가할 수 있습니다
[컨퍼런스 날짜]에 확정된 각 발표자 세션에 대한 캘린더 일정을 만들어 주세요. 트래커에서 발표자 이름, 세션 제목, 소요 시간을 추출해서 제 캘린더에 기본 일정을 만들어 주세요. 그러면 물류를 시각화하기 시작할 수 있습니다.
후속 메시지 작성하기
Claude는 여러 수신자에게 비슷한 이메일을 작성하는 반복적인 작업을 도와줄 수 있으며, 사용자는 각 이메일을 검토, 개인화, 발송하면 됩니다.
약력이 없는 11명의 발표자에게 각자의 세션 주제와 마감일을 언급하는 친근한 후속 이메일을 작성해 주세요. 복잡한 A/V 요구사항이 있는 8개 세션에 대해서는 기술팀과의 리허설 일정 조율에 관한 별도의 이메일을 작성해 주세요.
스프레드시트가 동적으로 작동하도록 하기
Claude가 고정된 합계 값으로 스프레드시트를 만들었다면, 자동으로 업데이트되는 동적 수식으로 해당 섹션을 다시 만들어 달라고 요청하세요.
발표자 수와 세션 합계는 고정된 숫자가 아니라 =COUNTIF()와 =SUMIF() 같은 수식을 사용해야 합니다. 새 발표자를 추가하거나 세션 유형을 업데이트할 때 모든 것이 자동으로 재계산되어야 합니다.
5. 요령, 팁, 문제 해결
받은 편지함 검색 방법 지정하기
Claude는 맥락을 이해하고 정확한 키워드 일치 없이도 관련 이메일을 찾을 수 있지만, 찾고 있는 것에 대한 명확한 방향이 필요합니다. "중요한 이메일 찾기" 대신 "세션 요구사항에 관한 발표자들의 이메일" 또는 "지난주 청구 문제를 언급한 고객 이메일"과 같이 시도해 보세요. 중요한 내용에 대한 맥락을 더 많이 제공할수록 Claude가 관련성 있는 내용을 더 잘 필터링할 수 있습니다.
미리보기만 보지 말고 실제 파일을 다운로드해서 열어보세요.
채팅의 미리보기는 기본 구조만 보여주지만, 실제 스프레드시트 파일에는 수식, 색상 구분, 서식이 포함되어 있습니다. 스프레드시트를 열어 전체 결과물을 확인하고 계속 편집해 보세요.
6. 직접 시도해 볼 준비가 되셨나요?
Claude를 다양한 도구와 통합하여 받은 편지함 내의 정보를 빠르게 찾아내고 단 몇 분 안에 실용적인 스프레드시트 트래커로 변환해 보세요.