Claude Academy
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メールをイベントトラッカーに変換する

メールスレッドから日付、場所、ロジスティクスを抽出して、イベントトラッカーを構築します。

15 分Claude
Turn emails into an event tracker result

1. タスクを記述する

Claudeはメールのような外部ツールに接続して情報をその発生源から取得し、複数の非構造化ドキュメントを同時に処理します。さまざまな形式の特定のデータを抽出し、すぐに使えるスプレッドシートなどの成果物に変換します。

受信トレイから抽出してほしいスピーカー情報と、作成してほしいものをClaudeに伝えましょう。

3月に開催する年次カンファレンスを企画していて、約3週間前に約45人にスピーカー招待状を送りました。件名には「Speaker Invitation: Summit 2025」を使いましたが、返信の件名はみんなバラバラで、「いいですね」とだけ返してきた人もいれば、以前のメールスレッドに返信してきた人もいます。

私のGmailでスピーカーの確認メールを検索して抽出してください：名前と所属会社、確定したセッションのトピック、時間帯の希望（記載があれば）、A/Vの要件、言及があれば移動手配、プロフィールと顔写真を送ってきたかどうか

来週アジェンダを確定させます。数式、色分けされたセル、明確なセクションを備えたトラッカーを作ってください。スプレッドシートは、誰かがExcelテンプレートに入力したようなものではなく、ブティックデザインスタジオが作成したデータビジュアライゼーション作品のように見せてください。タイポグラフィと色は、編集的で洗練された、モダンなプロフェッショナリズムを感じさせるものにしてください。固定ヘッダー、ソート可能な列、機能する数式といったプロフェッショナルなスプレッドシート要素を含めてください。

2. Claudeにコンテキストを与える

ツールへのアクセスを有効にして、Claudeが関連情報を検索・収集できるようにします。

必要なコンテキスト

「設定」>「コネクタ」でGmail連携を有効にし、チャットバーでオンになっていることを確認してください。これにより、Claudeは最近のメールを検索し、今後のイベントに関連する詳細を抽出し、追跡しているロジスティクスを整理できるようになります。

Gmail
接続
Claudeでコネクタを見る

3. Claudeが作成するもの

Claudeは受信トレイから確認メールを検索し、各返信を読んで依頼された具体的な詳細を見つけ出し、すべての回答をスプレッドシートに構造化します。

受信トレイで38件のスピーカー確認メールを見つけました。こちらがあなたの調整用トラッカーです：

スピーカースプレッドシートを表示

概要：

  • 32セッションに対して38人のスピーカーが確定（複数登壇者のパネルが6件）
  • 午前枠：14セッション ｜ 午後枠：18セッション
  • 8セッションは複雑なA/V（ライブデモまたは動画）あり - リハーサル時間が必要
  • 24セッションは標準的なスライドプレゼンテーション
  • 11人のスピーカーがまだプロフィールと顔写真を未送付

スピーカーディレクトリタブ： 全員が名前、所属会社、セッションタイトル、時間帯の希望、A/V要件とともに記載されています。プロフィールの提出状況は色分けされており、提出済みは緑、保留中は黄色です。言及があった場合は移動手配も記載されています。

プロダクション概要： 時間帯別のセッション数を自動数式で集計。技術要件は複雑度（高/中/標準）別に分類されているので、戦略的に部屋を割り当てられます。複雑度の高い8セッションは、フルプロダクションサポートのあるメインルームに配置すべきです。

技術プロダクションシート： A/Vベンダー向けにフォーマット済み - リハーサルが必要なセッション、機材要件、複雑度スコアを記載。技術チームに直接送れるほどきれいに整っています。

資料トラッキング： プロフィール未提出の11人のスピーカーを連絡先情報とともに表示。登壇日順にソートされているので、初日のスピーカーを優先してフォローアップできます。

4. フォローアッププロンプト

Claudeとの会話を続けて、さらに洗練させたり、拡張したり、深掘りしたりしましょう。

カレンダーにイベントを追加する

Googleカレンダーを接続すると、Claudeはイベントトラッカーからカレンダーイベントを作成し、Googleカレンダーに直接追加できます。

[カンファレンスの日程]に、確定済みの各スピーカーセッションのカレンダーイベントを作成してください。トラッカーからスピーカー名、セッションタイトル、所要時間を抽出し、ロジスティクスを可視化し始められるよう、基本的なスケジュールを私のカレンダーに作成してください。

フォローアップメッセージを下書きする

Claudeは複数の受信者向けに似たようなメールを下書きするという反復作業を手伝うことができます。あなたはそれぞれを確認し、個別化し、送信するだけです。

プロフィール未提出の11人のスピーカーに対して、それぞれのセッショントピックと締め切りに言及したフレンドリーなフォローアップメールを書いてください。複雑なA/V要件のある8セッションについては、技術チームとのリハーサル時間の調整に関する別のメールを下書きしてください。

スプレッドシートが動的であることを確認する

Claudeがハードコードされた合計値を含むスプレッドシートを作成した場合は、自動的に更新される動的な数式でそのセクションを再構築するよう依頼してください。

スピーカー数とセッション合計数は、静的な数値ではなく、=COUNTIF()や=SUMIF()のような数式を使うべきです。新しいスピーカーを追加したりセッションの種類を更新したりしたときに、すべてが自動的に再計算されるようにしたいです。

5. コツ、ヒント、トラブルシューティング

受信トレイの検索方法を指定する

Claudeは文脈を理解できるため、正確なキーワードの一致がなくても関連するメールを見つけられますが、何を探しているのかについて明確な指示が必要です。「重要なメールを見つけて」と言う代わりに、「スピーカーからのセッションに関するニーズについてのメール」や「過去1週間の請求に関する顧客からのメール」のように試してみてください。何が重要かについて提供するコンテキストが多いほど、Claudeはより適切に関連性を絞り込めます。

プレビューだけでなく、実際のファイルをダウンロードして開く

チャット内のプレビューは基本的な構造を示しますが、実際のスプレッドシートファイルには数式、色分け、書式設定が含まれています。スプレッドシートを開いて、完全な成果物を確認し、編集を続けてください。

6. 自分で試してみませんか？

Claudeをさまざまなツールと連携させて、受信トレイ内の情報を素早く見つけ出し、わずか数分で機能的なスプレッドシートトラッカーに変換しましょう。