1. Beschreibe die Aufgabe
Bitte Claude, ein Artefakt zu erstellen, das zu einer umfassenden Planungsvorlage führt, die dich durch die Definition deiner Workflow-Verbesserungsmöglichkeit führt.
Ich brauche Hilfe bei der Definition einer Workflow-Verbesserungsmöglichkeit in meiner Nonprofit-Organisation. Kannst du ein detailliertes Artefakt erstellen, das mir Fragen stellt, um den gesamten wichtigen Kontext zu einem Prozess zu erfassen, den wir verbessern möchten?
Das Artefakt sollte mir helfen, Folgendes zu durchdenken:
- Wie der aktuelle Workflow aussieht
- Wo die Schwachstellen und Engpässe liegen
- Welche Inputs und Outputs beteiligt sind
- Wie Erfolg aussehen würde
- Welche Einschränkungen wir berücksichtigen müssen
Mache dies umfassend genug, damit ich, wenn ich es ausgefüllt habe, eine Datei erhalte, die ich Claude zurückgeben kann – mit allen Informationen, die nötig sind, um eine praktische Lösung zu entwickeln. Füge am Ende klare Anweisungen hinzu, wie die ausgefüllte Vorlage mit Claude verwendet werden soll.
Formatiere dies als gut gestaltetes Artefakt, das sich leicht ausfüllen lässt – mit klaren Abschnitten, Ausfüllfeldern und hilfreichen Hinweisen, die sicherstellen, dass ich keine wichtigen Details übersehe.
2. Gib Claude Kontext
Erforderlicher Kontext
Lade Dateien hoch, damit Claude mit echtem Kontext arbeiten kann – nicht nur mit einer generischen Vorlage.
3. Was Claude erstellt
Claude erstellt ein Artefakt mit Ausfüllabschnitten, die verschiedene Aspekte der Workflow-Verbesserungsplanung abdecken. Die Vorlage enthält klare Anweisungen zum Ausfüllen und detaillierte Hinweise, wie du dein fertiges Dokument mit Claude verwenden kannst, um Lösungen zu entwickeln.
Ich habe das Nonprofit Workflow Improvement Assessment-Tool neu erstellt! Dies ist ein umfassendes mehrstufiges Formular, das dabei hilft, Workflow-Verbesserungsmöglichkeiten zu dokumentieren und einen strukturierten Prompt für Claude zu generieren.
Workflow-Bewertung ansehen
Das Tool umfasst:
- 10 Abschnitte, die Identifikation, aktuellen Zustand, Herausforderungen, Inputs/Outputs, Einschränkungen, technische Details, Entscheidungspunkte, Kennzahlen, zusätzlichen Kontext und Überprüfung abdecken
- Fortschrittsverfolgung mit einer visuellen Fortschrittsanzeige und Prozentangabe
- Intelligente Formularfelder mit bedingten Eingaben (Kontrollkästchen, die bei Auswahl Textfelder anzeigen)
- Navigation zwischen Abschnitten mit Zurück-/Weiter-Schaltflächen
- Exportfunktion, die einen umfassenden, formatierten Prompt generiert, den du kopieren oder herunterladen kannst
- Professionelles Design mit einer klaren, nonprofit-freundlichen Ästhetik in Stein- und Amberfarben
Der letzte Abschnitt liefert eine formatierte Anfrage, die alle während der Bewertung eingegebenen Details erfasst und bereit ist, mit Claude für Workflow-Verbesserungsempfehlungen verwendet zu werden.
4. Folgeprompts
Setze das Gespräch mit Claude fort, um zu verfeinern, zu erweitern oder weiter zu erkunden.
Lösungsempfehlungen erhalten
Finde heraus, welche Teile deines Prozesses Claude verbessern kann und welche Funktionen für deine Situation am sinnvollsten sind. Sieh dir an, wie der Workflow in der Praxis aussehen würde, mit Beispielen, die zu deinen Bedürfnissen passen.
Ich habe die Workflow-Verbesserungsvorlage ausgefüllt. Bitte überprüfe meine Antworten und hilf mir zu verstehen: (1) Wie Claude die von mir beschriebenen Herausforderungen konkret angehen kann, (2) Welche Claude-Funktionen am wertvollsten wären (erweitertes Denken, Dateierstellung, MCP-Verbindungen), (3) Einen praktischen Schritt-für-Schritt-Workflow, den ich umsetzen kann, (4) Welche Vorlagen oder Beispiele ich benötigen werde.
Umsetzungsmaterialien erstellen
Erhalte Beispiel-Prompts, die du sofort verwenden kannst, zusammen mit allen hilfreichen Vorlagendateien. Du erhältst außerdem Anweisungen zum Verbinden von Tools und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die dich durch die Einrichtung führt.
Erstelle basierend auf der von mir definierten Workflow-Verbesserung die konkreten Materialien, die ich zur Umsetzung benötige: Beispiel-Prompts, die ich verwenden werde, alle Vorlagendateien, die ich haben sollte, spezifische MCP-Verbindungen, die eingerichtet werden müssen, und eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, der ich folgen kann.
Für deine Einschränkungen anpassen
Passe alles an deine tatsächlichen Einschränkungen an – egal ob es sich um ausschließlich kostenlose Tools, begrenztes technisches Know-how im Team oder Teammitglieder handelt, die neu im Umgang mit KI sind.
Die von dir vorgeschlagene Lösung klingt großartig, aber ich muss sie an unsere Realität anpassen. Wir können nur kostenlose Tools verwenden, wir haben kein technisches Know-how im Team, und ich brauche eine Lösung, die auch für jemanden mit begrenzter KI-Erfahrung funktioniert. Kannst du das vereinfachen und zugänglicher machen?
5. Tricks, Tipps und Problembehandlung
Sei konkret bei Häufigkeit und Umfang
Schreibe beim Ausfüllen der Vorlage nicht einfach „monatliche Berichte". Gib stattdessen an: „15-seitiger Spenderbericht, erstellt bis zum 5. jedes Monats, nimmt die Entwicklungsleitung normalerweise 8 Stunden in Anspruch, verwendet Daten aus 3 verschiedenen Tabellen." Diese Genauigkeit hilft Claude, Lösungen zu entwickeln, die tatsächlich zu deinem Umfang passen.
Füge wenn möglich Beispiele oder Muster hinzu
Die effektivsten Workflow-Verbesserungen entstehen, wenn Claude sehen kann, womit du arbeitest. Wenn du einen Musterbericht (anonymisiert), eine Vorlage, die du derzeit verwendest, oder Beispieldaten hast, erwähne das in der Vorlage und lade diese Dateien zusätzlich hoch. Claude entwickelt bessere Lösungen, wenn es mit echten Artefakten arbeitet.
Zensiere Workflow-Probleme nicht selbst
Sei ehrlich darüber, was nicht funktioniert. „Dauert ewig" ist nicht hilfreich, aber „erfordert das manuelle Kopieren von 200 Spenderdatensätzen aus Salesforce nach Excel und anschließendes Neuformatieren jedes einzelnen" gibt Claude eine konkrete Ineffizienz, die es angehen kann. Je offener du über Schwachstellen sprichst, desto besser wird die Lösung.
Denke über Zeitersparnis hinaus
Bei Workflow-Verbesserungen geht es nicht nur um Geschwindigkeit. Notiere, wo die Qualität leidet („Fehler schleichen sich bei der manuellen Dateneingabe ein"), wo Wissen gefangen ist („nur Sarah weiß, wie man das macht"), wo die Skalierung versagt („funktioniert für 50 Kunden, bricht aber bei 100 zusammen") oder wo der Stress seinen Höhepunkt erreicht („vor Vorstandssitzungen ist es immer hektisch"). Diese Erkenntnisse führen zu besseren Lösungen.
Verbinde deine Datenquellen für tiefere Lösungen
Wenn dein Workflow das Abrufen von Daten aus Google Drive, die Koordination über Gmail oder das Überprüfen von Google Calendar umfasst, aktiviere diese MCP-Verbindungen, bevor du mit Claude an Lösungen arbeitest. So kann Claude Workflows entwickeln, die direkt auf deine Systeme zugreifen, anstatt manuelle Dateiexporte zu erfordern. Besuche das MCP-Verzeichnis, um verfügbare Verbindungen für Nonprofit-Tools zu sehen.
6. Bereit, es selbst auszuprobieren?
Beginne damit, deine Planungsvorlage zu erhalten, arbeite sie sorgfältig durch, um deine Workflow-Herausforderung zu erfassen, und bringe sie dann zurück zu Claude, um eine Lösung zu entwickeln, die zu den Bedürfnissen und Einschränkungen deiner Nonprofit-Organisation passt.